Importancia de tener un manual de procedimientos en una empresa

El mundo empresarial siempre está en constante cambio, por ello las empresas tienen que estar preparadas para no dejar de ser eficientes en ningún momento, y eso hace necesario que se documenten todas las actividades que realizan y de qué forma lo hacen a través de un manual de procedimientos.

Cuando se habla de un manual de procedimientos se trata de un documento donde las empresas describen sus procesos internos para una actividad específica, de qué forma se deben realizar, pero también dentro de ellos se estipula todo lo referente a sus políticas, historia, objetivos, etc.

Las empresas que están surgiendo en estos tiempos por desconocimiento de sus administradores no cuentan con un manual de procedimientos, no saben lo importante que es contar con uno en su organización, lo cual termina siendo un gran error para las compañías.

Porque es tan importante tener un manual de procedimientos en una empresa

Considerando lo anterior, en este post te contaremos la importancia de tener un manual de procedimientos en una empresa, los motivos por los cuales no debe faltar en ninguna compañía, y que seguro te será de gran ayuda si aún tu empresa no tiene uno establecido.

1.      Permite la estandarización de conocimientos

Uno de los motivos por lo que es importante tener un manual de procedimientos en una empresa, es que este sirve para que la compañía estandarice los conocimientos en todos sus trabajadores, de modo de que todos conozcan de qué forma deben realizar las labores dentro de la misma.

Los productos y servicios de calidad para los clientes deben ser siempre los mismos, lo cual no puede ser tarea de una sola persona, por lo que es importante que todos conozcan de qué forma producirlos para que no haya ninguna diferencia entre uno y otro, aunque no se haya encargado el mismo trabajador de su elaboración.

En el manual de procedimientos de una empresa se documenta todo lo que tiene que ver con los procesos de elaboración de productos, pero también se especifica cómo se tiene que capacitar a los trabajadores para que puedan lograrlo, permitiendo que la continuidad de sus operaciones no esté en riesgo nunca.

Para que todo lo anterior se dé, es importante que los trabajadores de una empresa puedan tener acceso al manual de procedimientos, de modo que el cliente final de los productos o servicios que ofrecen puedan estar conformes con los que harán, minimizando así las fallas que puedan ocurrir en el proceso de elaboración.

Se tiene que elaborar el manual de procedimiento de una forma sencilla, que sea comprensible para todos los trabajadores de la organización, e incluso es recomendable incluir imágenes para que sea más fácil de entender.

2.      Sirve de fuente informativa para todos los trabajadores

La información de una empresa no deben ser un secreto para ninguno de sus trabajadores, algo que se consigue con el manual de procedimientos, un documento que utilizarán como fuente informativa cada vez que existan dudas sobre lo que debe hacerse en determinadas circunstancias, sin que eso implique tener que esperar por un supervisor para conocer del mismo.

Documentar todas las informaciones de la empresa en el manual de procedimiento sirve para que sus trabajadores consulten todo lo que necesiten sobre los procesos de la compañía, y los ayudará a que se familiaricen más con ese documento, por lo que en cada ocasión que lo consideren necesario terminarán utilizándolo.

Es importante resaltar que algunas informaciones con el paso del tiempo irán cambiando, por ello se debe procurar hacer todas las actualizaciones que sean necesarias, de modo de que toda la información contenida en ese documento esté siempre vigente, sobre todo cuando se incluyan procesos tecnológicos que antes se hacían de forma manual.

3.      Se establece en él las funciones de cada uno de los trabajadores de la compañía

Gracias al manual de procedimientos, cada uno de los trabajadores de una empresa puede conocer cuáles son sus funciones dentro de la misma, lo cual facilita las labores de estos para tener un mejor desempeño laboral, y ayuda que se eviten las omisiones en todos los sentidos.

En el caso de que haya algún tipo de problema con la producción de productos en una empresa, al verificar cuál ha sido el proceso que falló, se puede constatar en el manual qué cargo tenía la responsabilidad de su ejecución, para así determinar las responsabilidades correspondientes a las que haya lugar.

Con el manual de procedimientos se evita la duplicidad de funciones entre los trabajadores, algo que ayuda a todos a ser más productivos en sus áreas de trabajo, y al final eso se traducirá en un mayor rendimiento para la organización.

4.      Permite un mayor aprovechamiento de los recursos de la empresa

Todas las compañías desean aprovechar al máximo los recursos que tienen disponibles para la elaboración de productos o servicios, y con un manual de procedimientos eso es posible, ya que se conoce en detalle lo que tienen que hacer cada uno de sus trabajadores, de modo de optimizar los recursos empleados en los procesos para ello.

Al evitar que exista un desperdicio en los recursos de la empresa se minimizan las pérdidas financieras para la compañía, y eso lo sabrán los trabajadores cuando estén utilizando de forma adecuada el manual de procedimientos que posee la organización.

Como has logrado notar, el manual de procedimientos de una empresa es de suma importancia, por ello debe contar cualquier organización con uno de estos, para que así su funcionamiento sea mejor en todos los sentidos.